Vervulling vacatures ambtsdragers

Ondanks de twee oproepen in ons kerkblad, is het ons niet gelukt om de vacatures in de kerkenraad vervuld te krijgen. Ook de oproep voor vrijwilligers die wel wat willen doen, maar geen ambtsdrager willen zijn, heeft nauwelijks iets opgeleverd. We zitten dus echt met een probleem.

Om te proberen dit probleem op te lossen, is door de kerkenraad een zogenaamde vacature-commissie benoemd. Deze commissie inventariseert welke personen zich reeds inzetten, en welke personen dat wel willen maar nog niet doen. Vervolgens inventariseert zij ook namen van personen die gevraagd kunnen worden om een functie te vervullen. Daartoe nemen zij dan na besluitvorming in de kerkenraad het initiatief. De kerkenraad hoopt op deze wijze actiever te kunnen zoeken naar gemeenteleden die bereid zijn bestaande vacatures in te vullen.

Dat betekent echter wel dat wij afwijken van wat in de plaatselijke regeling (zie hieronder) staat met betrekking tot benoeming en verkiezing van ambtsdragers. Vandaar dat in de kerkenraad een wijziging van de regeling is besproken die het werk van de vacature-commissie in de plaatselijke regeling opneemt.

Na een jaar willen we de nieuwe werkwijze evalueren om te bezien of en hoe we verdergaan met het zoeken en vinden van ambtsdragers en vrijwilligers.

U kunt de werkwijze van de commissie en de wijziging in de plaatselijke regeling vinden op onder deze gemeente.

Het wijzigingsvoorstel:

Vervallen artikel 2.2 lid 2 tot en met 5.

Hiervoor in de plaats komt een nieuw artikel 2.2 a luidende:

artikel 2.2a
1. Ten behoeve van de verkiezing van ambtsdragers stelt de kerkenraad een vacature-commissie in.
2. De vacature-commissie stelt een reglement op ten behoeve van haar werkzaamheden.
3. De kerkenraad stelt dit reglement vast.
4. Ieder jaar worden in september in de vergadering van de kerkenraad de werkzaamheden en de resultaten van de vacature-commissie geëvalueerd. Dit gebeurt voor de eerste maal in de september-vergadering van de kerkenraad in 2012.
5. Het reglement, bevattende de werkwijze van de vacature-commissie is als bijlage bij de plaatselijke regeling gevoegd.

De huidige regeling:

§ 1. Samenstelling van de kerkenraad

1. De kerkenraad wordt gevormd door de ambtsdragers van de gemeente.
2. Tot de kerkenraad, hierna te noemen algemene kerkenraad, behoren de predikanten, zes ouderlingen -onder wie de gekozen voorzitter en scriba-, zes ouderlingen die tevens kerkrentmeester zijn en zes diakenen. Van de zes ouderlingen die niet tevens kerkrentmeester zijn, is er één jeugdouderling, twee ouderlingen die zich richten op de wijkcontacten en één ouderling die zich bezighoudt met de communicatie.
De algemene kerkenraad kan predikanten die met bijzondere opdracht aan de gemeente verbonden zijn en dienstdoende predikanten die lid zijn van de gemeente benoemen tot lid van de algemene kerkenraad.
3. De algemene kerkenraad kiest uit zijn midden een kleine kerkenraad bestaande uit ten minste
een predikant, een voorzitter, een scriba,een ouderling, een ouderling-kerkrentmeester en een diaken. De zittingstermijn van de leden van de kleine kerkenraad valt samen met hun ambtstermijn van de algemene kerkenraad.

§ 2.1. Verkiezing van ambtsdragers algemeen

1. Bij de verkiezing van ambtsdragers zijn de belijdende leden van de gemeente en de doopleden van de gemeente, die de leeftijd van achttien jaar hebben bereikt, stemgerechtigd.
Gastleden worden in dezen gelijkgesteld met leden. Zij hebben het passief en actief kiesrecht.
2. Indien voor een vacature meer kandidaten zijn voorgedragen dan er verkozen moeten worden, wordt door een verkiezing bepaald, welke kandidaten tot het ambt worden geroepen.
3. De stemming geschiedt schriftelijk.
4. Die kandidaten zijn verkozen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben behaald en meer stemmen hebben dan de helft van het aantal aanwezige stemhebbende leden.
5. Indien voor een vacature geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald, vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden.
6. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan beslist het lot.
7. Als er voor een vacature slechts één kandidaat wordt voorgedragen, wordt deze door de kerkenraad gekozen verklaard.
8. Er kan bij volmacht worden gestemd, met dien verstande dat niemand meer dan twee gevolmachtigde stemmen kan uitbrengen en alleen stemgerechtigde leden gevolmachtigde stemmen kunnen uitbrengen. De volmachten zijn schriftelijk en ondertekend en worden van te voren aan de kerkenraad getoond.

§ 2.2. Verkiezing van ouderlingen en diakenen

1. Ouderlingen en diakenen worden gekozen uit en door de stemgerechtigde leden van de gemeente.
2. De verkiezing van ouderlingen en diakenen vindt als regel plaats in de maand november. De bevestiging van de gekozenen vindt dan plaats in de eerste zondagse eredienst in januari daaropvolgend. Bij tussentijds aftreden kan hiervan worden afgeweken.
3. Tenminste acht weken voordat de verkiezing plaats zal vinden, wordt door de kleine kerkenraad in het kerkblad aan de gemeente medegedeeld, voor welke functies ambtsdragers worden gezocht, welke ambtsdragers aftredend zijn en of deze al dan niet herkiesbaar zijn. Daarbij wordt de gemeente uitgenodigd schriftelijk en ondertekend bij de algemene kerkenraad aanbevelingen in te dienen van personen die naar haar mening voor verkiezing in aanmerking komen.
4. De kleine kerkenraad maakt voor elk ambt waarin een vacature bestaat of zal ontstaan een verkiezingslijst op met daarop de namen van hen
- die door ten minste vijf stemgerechtigde gemeenteleden voor dat ambt zijn aanbevolen
- die door de algemene kerkenraad zelf voor het ambt worden voorgedragen.
Indien de verkiezingslijst meer namen telt dan het aantal vacatures voor dat ambt, vindt verkiezing plaats. Indien het aantal kandidaten niet groter is dan het aantal vacatures, worden de kandidaten gekozen verklaard.
5. De algemene kerkenraad maakt de namen van hen die gekozen zijn aan de gemeente bekend om zijn goedkeuring te verkrijgen met het oog op hun bevestiging.
6. Gedurende één week na deze bekendmaking kunnen stemgerechtigde leden van de gemeente schriftelijk en ondertekend bij de algemene kerkenraad bezwaren inbrengen tegen de bevestiging van een gekozene.
7. De algemene kerkenraad zendt het bezwaarschrift binnen veertien dagen - onverminderd zijn verantwoordelijkheid te proberen zelf het bezwaar weg te nemen - indien het gaat om een bezwaar tegen de gevolgde verkiezingsprocedure, door naar het regionale college voor de behandeling van bezwaren en geschillen en, indien het gaat om een bezwaar tegen de bevestiging van de gekozene, naar het regionale college voor het opzicht.
Het regionale college voor de behandeling van bezwaren en geschillen doet terzake een eind­uitspraak. Het regionale college voor het opzicht doet, indien het de bezwaren ongegrond verklaart, een einduitspraak. Tegen de uitspraak van het regionale college voor het opzicht om de bezwaren gegrond te verklaren is beroep mogelijk.
8. Nadat  nieuwe ambtsdragers zijn verkozen houdt de voorzitter van de algemene kerkenraad intakegesprekken over de wijze van werken en vergaderen samen met de voorzitters van Diaconie en College van kerkrentmeesters voorzover het ambtsdragers zijn van de betrokken colleges.

§ 2.3. De ambtstermijn van ouderlingen en diakenen

1. De ambtstermijn van ouderlingen en diakenen is 4 jaar Ze zijn eenmaal terstond als ambtsdrager herkiesbaar. De algemene kerkenraad kan hiervoor slechts per geval in bijzondere omstandigheden afwijken na instemming van het breed moderamen van de klassikale vergadering.
2. Zij die niet terstond herkiesbaar zijn, zijn eerst na afloop van 11 maanden na
datum waarop hun ambtstermijn volgens rooster van aftreden verstreken is, verkiesbaar.
3. Indien een ambtsdrager is afgevaardigd naar een meerdere vergadering of als een
ambtsdrager zitting heeft in een regionaal of generaal college, kan de algemene kerkenraad de
ambtstermijn verlengen tot het einde van de termijn waarvoor deze als afgevaardigde
is aangewezen of als lid is benoemd.
4. De algemene kerkenraad stelt voor de ouderlingen en diakenen een rooster van aftreden vast.
Wanneer er sprake is van tussentijdse aftreding dan handelt de algemene kerkenraad naar bevind van zaken.
5 Aftredende ambtsdragers houden zo mogelijk zitting in de algemene kerkenraad tot hun opvolgers zijn bevestigd, doch in ieder geval niet langer dan 6 maanden na datum waarop hun
ambtstermijn volgens het rooster is verstreken.

§ 2.4. Verkiezing van predikanten

1. De algemene kerkenraad gaat alleen over tot beroepingswerk indien de gemeente, blijkens een verklaring van het regionaal college voor de behandeling van beheerszaken, in staat is aan haar financiele verplichtingen te voldoen.
2. De algemene kerkenraad stelt uit zijn midden een beroepingscommissie samen eventueel aangevuld met leden van de kerkelijke gemeente. Hij geeft deze commissie opdracht tot het opstellen van een profielschets.
3. De algemene kerkenraad stelt de profielschets vast.
4. De beroepingscommissie doet , aan de hand van de profielschets, een voorstel van in aanmerking komende kandidaten en doet een aanbeveling.
5. De kandidaatstelling met het oog op de verkiezing geschiedt door de algemene kerkenraad.
6. De verkiezing van een predikant vindt plaats in een door de algemene kerkenraad belegde vergadering van de stemgerechtigde leden van de gemeente. De bekendmaking van de verkiezing dient minimaal tweemaal aan de gemeente te worden medegedeeld en tevens éénmaal in het kerkblad te zijn gepubliceerd.
7. Voor het geval dat de kerkenraad één kandidaat ter verkiezing aan de gemeente voorstelt.is een meerderheid van tweederden van de uitgebrachte geldige stemmen vereist om deze
gekozen te kunnen verklaren.
8.. Door de algemene kerkenraad kan met medewerking en goedvinden van het breed moderamen van de classis worden bepaald dat in afwijking van het in lid 6 voorgeschrevene de verkiezing van de predikant geschiedt door de algemene kerkenraad.
9. De kerkenraad maakt de naam van de gekozene bekend aan de gemeente om haar goedkeuring te verkrijgen met het oog op de beroeping.
10. Bezwaren tegen de gevolgde verkiezingsprocedure kunnen worden ingebracht door stem-
gerechtigde leden van de gemeente en dienen uiterlijk één week na bekendmaking schriftelijk
en ondertekend bij de kerkenraad te worden in gediend.
11. De kerkenraad zendt het bezwaarschrift binnen 14 dagen (onverminderd zijn verantwoorde-
lijkheid te proberen de bezwaren zelf weg te nemen) door naar het regionaal college voor
behandeling van bezwaren en geschillen dat ter zake een einduitspraak zal doen.
12. Als aanvulling op de regeling wordt terzake verwezen naar de combinatieovereenkomst
tussen de PKN gemeenten Heiloo en Limmen (zie hieronder).

§ 3. Arbeidsveld van de algemene en van de kleine kerkenraad.

§ 3.1 van de kleine kerkenraad
De kleine kerkenraad heeft de volgende taken:
a.het voorbereiden van de algemene kerkenraadsvergaderingen
b.het uitvoeren van besluiten van de algemene kerkenraad.
c.het leiding geven aan de opstelling en uitvoering van het beleidsplan en het overzicht houden over het totaal aan activiteiten die te maken hebben met het uitvoeren van dit beleid.
De kleine kerkenraad stelt telkens voor een periode van vier jaar een beleidsplan op, na daarover overleg gepleegd te hebben met het college van kerkrentmeesters, het college van diakenen en met alle daarvoor in aanmerking komende organen van de gemeente.
Elk jaar pleegt de kleine kerkenraad met dezelfde colleges en organen overleg over eventuele wijziging van het beleidsplan.
Nadat de algemene kerkenraad het beleidsplan of een wijziging daarvan voorlopig heeft vastgesteld, wordt dit in de gemeente gepubliceerd. De algemene kerkenraad stelt de leden van de gemeente in de gelegenheid hun mening over het beleidsplan of de wijziging kenbaar te maken. Daarna stelt de algemene kerkenraad het beleidsplan of de wijziging vast.
d.de instelling van commissies, taakgroepen en/of werkgroepen en de benoeming van leden ervan, het opstellen van instructies en het toetsen van het werk daarvan aan het door de algemene kerkenraad vastgestelde beleidsplan. (zie ord.4.10.7b)
e.het voeren van werkoverleg met de predikanten
f.het leiding geven aan de verkiezing van ambtsdragers en het benoemen en het benoemen van kerkrentmeesters geen ouderling zijnde
g.afhandelen van alle administratieve en zakelijke aangelegenheden
h.contacten met de burgerlijke gemeente als representant van de Protestantse Gemeente Heiloo voorzover het kerkenraadsbeleid daartoe aanleiding geeft.
i.verzorgen van de interne en externe communicatie
j.het onderhouden van het kerkelijk netwerk
k.de kleine kerkenraad neemt de eigen verantwoordelijkheid van de colleges van diaconie en kerkrentmeesters in acht.

§ 3.2 van de algemene kerkenraad.
De algemene kerkenraad heeft alle overige taken w.o.:
a.de zorg voor de dienst van het Woord en de sacramenten
b.leiding geven aan de opbouw van de gemeente
c.zorg voor de missionaire, diaconale en pastorale arbeid en geestelijke vorming
d.het vaststellen van het beleidsplan betreffende het leven en werken van de gemeente
e.het vaststellen van de beleidsplannen van de diaconie en de kerkrentmeesters
f.zorg voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de gemeente
g.het vaststellen van de begrotingen en jaarrekeningen aan de hand van het beleidsplan
h.goedkeuren van het preekrooster en vaststellen of er voldoende variatie is ten aanzien van het theologische erf
i.het organiseren van het contactpersonenwerk
j.het werven van kandidaten voor ambtsdragers
k.het regelen van de verkiezing tot ambtsdragers
l.het aanwijzen van afgevaardigden naar de classisvergaderingen
m.het vaststellen en wijzigen van de plaatselijke regeling
n.en neemt geen besluiten als genoemd in de kerkorde/ord.4 art.8-7 zonder de leden van de gemeente daarin gekend en gehoord te hebben.

§ 4.1 Werkwijze van de algemene kerkenraad
a.de algemene kerkenraad komt tenminste 6x per jaar bijeen
b.de vergaderingen worden tenminste 6 dagen van te voren bijeengeroepen onder vermelding van de agenda
c.van de vergaderingen wordt een schriftelijk verslag opgesteld dat in de eerst volgende vergadering wordt vastgesteld
d.de algemene kerkenraad zorgt voor een goede informatie van het besprokene aan de leden van de gemeente en streeft daarbij naar een zo groot mogelijke openbaarheid. De informatie wordt verstrekt in het kerkblad en op de website van de gemeente alsmede door mededelingen voorafgaande aan de kerkdiensten.
e.In gevallen dat de kerkorde voorschrijft dat de kerkenraad de gemeente kent in een bepaalde zaak en haar daarover hoort, belegt de algemene kerkenraad een bijeenkomst met de leden, die wordt aangekondigd op de website en in het kerkblad dat voorafgaande aan de bijeenkomst verschijnt en afgekondigd op tenminste twee zondagen voorafgaande aan de bijeenkomst.
f.De gemeente wordt tenminste geraadpleegd ten aanzien van het beleidsplan en ten aanzien van de goedkeuring van de jaarrekeningen van de diaconie en de kerk.
g.de algemene kerkenraad pleegt over wijzigingen in het beleidsplan overleg met betrokken colleges en organen.
h.De algemene kerkenraad laat zich in zijn arbeid bijstaan door de commissies ZWO en Jeugdraad. Jaarlijks brengen deze commissies verslag uit aan de algemene kerkenraad
i.De commissies ontvangen een duidelijk omschreven opdracht en worden benoemd en gedechargeerd door de algemene kerkenraad.
j.het lopend archief van de kerkenraad berust bij de scriba met inachtneming
van de verantwoordelijkheid van het college van kerkrentmeesters voor de archieven van de gemeente. (ord.11-2-7)

§ 4.2 Werkwijze van de kleine kerkenraad
a.De kleine kerkenraad vergadert zo dikwijls als nodig is doch minstens 8 x per jaar.
b.Van elke vergadering wordt een schriftelijk verslag opgesteld dat in de eerstvolgende kerkenraadsvergadering wordt geagendeerd
c.Alle ingekomen stukken worden, zonodig voorzien van een advies, voorgelegd aan de algemene kerkenraad
d.Van het werkoverleg met de predikanten wordt jaarlijks verslag uitgebracht aan de kerkenraad.
e.De kleine kerkenraad neemt de eigen verantwoordelijkheid van Diaconie en College van Kerkrentmeesters in acht. Een voorgenomen besluit van de kleine kerkenraad dat afwijkt van het advies van genoemde colleges wordt aan de algemene kerkenraad voorgelegd.

§ 5. Besluitvorming

1. In alle kerkelijke lichamen worden besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg en zo mogelijk met eenparigheid van stemmen genomen.
Blijkt eenparigheid niet bereikbaar, dan wordt besloten met meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij blanco stemmen niet meetellen.
2. Stemming over zaken geschiedt mondeling tenzij om schriftelijke stemming wordt gevraagd. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan is het voorstel verworpen.
3.Stemming over personen geschiedt schriftelijk. Wanneer er niet meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, kan mondeling worden gestemd als niemand van de aanwezige leden tegen mondelinge stemming bezwaar maakt. Staken de stemmen dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen opnieuw, dan is de kandidaat niet verkozen.
4.Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, dan zijn van hen verkozen diegenen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en die tevens de meerderheid hebben behaald van de aanwezige stemgerechtigde leden.
5. Indien voor een vacature geen van de kandidaten de meerderheid heeft behaald, dan vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden. Staken de stemmen dan beslist het lot.
6.Geen besluiten kunnen worden genomen indien niet ten minste de helft van het aantal leden van het kerkelijk lichaam ter vergadering aanwezig is.
7.Wanneer in een vergadering het quorum niet aanwezig is, kan ten aanzien van een op die vergadering ingediend voorstel een besluit worden genomen op een volgende vergadering die ten minste twee weken later wordt gehouden, ook wanneer dan het quorum niet aanwezig is.

§ 6. De kerkdiensten

1. De kerkdiensten vallen onder verantwoordelijkheid van de algemene kerkenraad. Zij worden gehouden op iedere zondag en op algemeen erkende Christelijke feestdagen, en verder op ieder moment dat de algemene kerkenraad daartoe besluit.
2. De wekelijkse kerkdiensten van de gemeente worden volgens een door de algemene kerkenraad vastgesteld rooster gehouden in de Ter Coulsterkerk, Holleweg 111.
Kerkdiensten bij bijzondere gelegenheden kunnen, behalve in bovengenoemd kerkgebouw, bij beslissing van de algemene kerkenraad ook worden gehouden in de Witte Kerk.
3. Naast de aan de gemeente verbonden predikanten kunnen in de kerkdiensten voorgaan zij die in de Protestantse Kerken in Nederland daartoe gerechtigd zijn.
De vaststelling van het rooster van predikdiensten en het uitnodigen van gastvoorgangers geschiedt door de kleine kerkenraad.
4. De bediening van de sacramenten in de kerkdiensten geschiedt onder verantwoordelijkheid van de algemene kerkenraad.
5. Bij de bediening van de doop van kinderen kunnen belijdende leden en doopleden de doopvragen beantwoorden.
6. Tot de deelname aan het avondmaal worden zowel belijdende leden als doopleden van de gemeente toegelaten, alsmede gasten die in hun eigen gemeente gerechtigd zijn om aan de avondmaalsviering deel te nemen..
7. Levensverbintenissen van twee personen, anders dan een huwelijk van man en vrouw, kunnen als een verbond van liefde en trouw voor Gods aangezicht worden gezegend..
Tenminste twee weken voorafgaande aan de kerkdienst waarin de levensverbintenis wordt gezegend, wordt dit bekend gemaakt door middel van een afkondiging in een zondagse kerkdienst en een aankondiging in het kerkblad.

§ 7. De vermogensrechtelijke aangelegenheden van de gemeente

Algemeen

1. De zorg voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de gemeente berust bij de algemene kerkenraad. De verzorging van de vermogensrechtelijke aangelegenheden van niet-diaconale aard wordt door de algemene kerkenraad toevertrouwd aan het college van kerkrentmeesters. De verzorging van de vermogensrechtelijke aangelegenheden van diaconale aard wordt door de kerkenraad toevertrouwd aan het college van diakenen.
2. Het college van kerkrentmeesters en het college van diakenen verrichten de aan hen toevertrouwde werkzaamheden overeenkomstig de bepalingen van de kerkorde en de ordinanties, alsmede van deze regeling.
3. Het college van kerkrentmeesters en het college van diakenen stemmen hun beleid af op het beleid van de algemene kerkenraad betreffende het gehele leven en werken van de gemeente. Daartoe stellen de colleges elke vier jaar een beleidsplan op als onderdeel van het beleidsplan van de kerkenraad. Dit plan kan jaarlijks worden bijgesteld.
4. Het college van kerkrentmeesters en het college van diakenen doen verslag van hun werkzaamheden aan de algemene kerkenraad.

§ 8.1. Het college van kerkrentmeesters

§ 8.1.1 Taken en doelstellingen

1. Het college van kerkrentmeesters heeft tot taak:
het in overleg met en in verantwoording aan de algemene kerkenraad scheppen en onderhouden van de materiële en financiële voorwaarden voor het leven en werken van de gemeente door
a.het meewerken aan de totstandkoming van het beleidsplan van de kerkenraad, het opstellen van een jaarlijkse begroting en het zorgdragen van jaarrekening van de gemeente
b.het zorgdragen voor de geldwerving
c.het zorgdragen voor het beschikbaar zijn van ruimten voor de eredienst en andere activiteiten van de gemeente
d.het onderhouden van de kerken en bijgebouwen op basis van bestaande normen.
e.het beheren van alle andere goederen van de gemeente
f.het zorgdragen van arbeidsrechtelijke aangelegenheden van hen die krachtens arbeidsovereenkomst in dienst van de gemeente zijn en het verzorgen van een adequaat personeelsbeleid
g.het leidinggeven aan alle vrijwilligers die werkzaam zijn aan het beheer van de kerkgebouwen en andere goederen van de gemeente
h.het regelen van het gebruik maken van de kerk en bijgebouwen en het verhuren daarvan
i.het beheren van archieven en de andere registers, zoals doopboeken e.d.

2. De volgende rechtshandelingen behoeven vooraf de goedkeuring van de algemene kerkenraad:
a. het verkrijgen, bouwen, verbouwen, bezwaren of op andere wijze vervreemden en afbreken van kerkgebouwen en/of orgels die in eigendom zijn van de gemeente
b het aangaan van verplichtingen waarin niet bij vastgestelde begroting is voorzien
c. het aanvaarden van erfstellingen of schenkingen onder last of voorwaarde
d . het oprichten of deelnemen aan een stichting
e. het voeren van processen voor de overheidsrechter en het aangaan van overeenkomsten om geschillen op een andere wijze tot een oplossing te brengen.

3. Beslissingen op niet-diaconaal terrein waaraan voor de gemeente financiële gevolgen verbonden zijn welke niet bij vastgestelde begroting zijn voorzien, neemt de kerkenraad alleen in overleg met het college van kerkrentmeesters.

4. Het college van kerkrentmeesters draagt er zorg voor dat de boekhouding en het middelenbeheer niet in één hand zijn.

§ 8.1.2 Samenstelling en werkwijze

1. Het college van kerkrentmeesters bestaat uit 10 leden, van wie 4 leden geen ouderling zijn. Aan het college kunnen leden met een bijzondere functie worden toegevoegd. .
2. Voor de zittingstijd van de kerkrentmeesters zijnde niet ouderling gelden dezelfde regels als voor de ouderlingen-kerkrentmeesters.
3. Het college van kerkrentmeesters wijst uit zijn midden aan een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De voorzitter en de secretaris zijn te allen tijde een ouderling-kerkrentmeester.
Tijdens de eerste vergadering van het college na het aftreden en aantreden van kerkrentmeesters wijst het college de plaatsvervangers van de voorzitter en de secretaris aan.
4. Het college vergadert tenminste 6 x per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter dit wenselijk acht of tenminste twee leden schriftelijk en met redenen omkleed daarom verzoeken. In dat laatste geval wordt binnen 14 dagen na ontvangst van het verzoek vergaderd. De vergaderingen worden tenminste 7 dagen van te voren aangekondigd. Zij kunnen ook op kortere termijn worden belegd mits geen der leden daar bezwaar tegen maakt.
5. Bij besluiten waarover gestemd wordt, dient 2/3 van de leden aanwezig te zijn. Indien niet wordt voldaan aan de aanwezigheideis kan de voorzitter beslissen een tweede vergadering te beleggen waar met gewone meerderheid kan worden beslist. Tussen deze vergaderingen dient minstens een tijdspanne van een week te verlopen.
6. In de notulen dienen minderheidsstandpunten eveneens te worden vastgelegd.
7. Handelingen waarvoor de goedkeuring vereist wordt van het regionale college voor beheerszaken, zullen door het college eerst na overleg met de algemene kerkenraad worden aangemeld en besproken met genoemd college.
8. Het college kan de voorbereiding en uitvoering van specifieke activiteiten opdragen aan daartoe in te stellen commissies.
9. De leden ontvangen direct noch indirect enige vergoeding voor hun werkzaamheden.

§ 8.1.3 Rechtspersoonlijkheid en vertegenwoordiging

1. De gemeente heeft rechtspersoonlijkheid.
De gemeente wordt in vermogenrechtelijke aangelegenheden van niet-diaconale aard vertegenwoordigd door de voorzitter en de secretaris van het college van kerkrentmeesters tezamen. Het college van kerkrentmeesters wijst voor elk van beiden uit zijn midden of uit de kerkenraad een plaatsvervanger aan.
2. In alle andere aangelegenheden wordt de gemeente vertegenwoordigd door de preses en de scriba tezamen. De algemene kerkenraad wijst voor elk van beiden uit zijn midden een plaatsvervanger aan.

§ 8.1.4 Begroting, jaarrekening en collecterooster

1. Jaarlijks, voor eind november, legt het college van kerkrentmeesters het ontwerp van de begroting ter vaststelling voor aan de algemene kerkenraad. Alle betrokken organen dienen daartoe te worden geraadpleegd.
Indien de algemene kerkenraad wijzigingen wil aanbrengen in de ontwerpbegroting, overlegt hij met het betrokken college over de wijziging. Indien geen overeenstemming wordt bereikt over de wijziging vraagt de algemene kerkenraad bemiddeling van het regionaal college voor behandeling van beheerszaken. Eerst na bemiddeling van dit college neemt de algemene kerkenraad een definitief besluit.
2. Nadat de begroting door de algemene kerkenraad is vastgesteld, publiceert het college van kerkrentmeesters daaromtrent in het orgaan van de gemeente en legt de begroting in haar geheel gedurende 6 opeenvolgende werkdagen ter inzage van de gemeenteleden, waarna de begroting wordt voorgelegd aan een gemeentevergadering. Daarna wordt de begroting door de kerkenraad definitief vastgesteld. De begroting wordt vervolgens ter beoordeling gezonden naar het regionaal college.
3. Jaarlijks in mei/juni legt het college de jaarrekening van het afgelopen jaar ter goedkeuring voor aan de kerkenraad. Deze is voorzien van een accountantsverklaring opgesteld door een externe accountant. Na vaststelling van de jaarrekening door de algemene kerkenraad publiceert het college daaromtrent in het orgaan van de gemeente en legt de jaarrekening gedurende drie opeenvolgende werkdagen ter inzage van de gemeenteleden, waarna zij wordt voorgelegd aan een gemeentevergadering. Daarna wordt de jaarrekening door de algemene kerkenraad definitief vastgesteld. Vervolgens wordt de jaarrekening aan het regionaal college gezonden.
4. Elk jaar pleegt het college van kerkrentmeesters met het college van diakenen, met de kerkenraad en met daarvoor in aanmerking komende organen van de gemeente overleg over het collecterooster.

§ 8.2 De Diaconie

§ 8.2 .1 Taken en doelstellingen

1. De gemeente, in al haar leden geroepen tot de dienst der barmhartigheid, beantwoordt, onder de leiding of door de arbeid van diakenen, aan deze roeping in het diaconaat.
2. Dit diaconaat krijgt gestalte in:
- het betrachten van onderling dienstbetoon;
- het verlenen van bijstand, verzorging of bescherming aan hen die dat behoeven;
- het verlenen van medewerking aan andere arbeid ten behoeve van het maatschappelijk welzijn;
het bijeenbrengen van de voor de uitoefening van het diaconaat in en buiten Nederland benodigde gelden; en
het dienen van de Kerk in haar taak om overheid en samenleving te wijzen op
haar verantwoordelijkheid om ten aanzien van de sociale vraagstukken de
gerechtigheid te betrachten.
3. De diakenen treffen, waar nodig, voorzieningen tot verlening van diensten aan hen die hulp behoeven, en tot bevordering van het maatschappelijk welzijn.
4. Het college van diakenen, naar de bepaling van de kerkorde belast met het bevorderen door voorlichting en leiding, dat de gemeente gehoor geeft aan zijn diaconale roeping, verricht de daaraan verbonden werkzaamheden overeenkomstig de bepalingen van de kerkorde en de ordinanties.

5. Het college van diakenen heeft volgens de kerkorde tot taak:
a. de dienst aan de Tafel van de Heer en het inzamelen en uitdelen van de liefde­gaven
b. de dienst van barmhartigheid en gerechtigheid in gemeente en wereld
c. de toerusting van de gemeente tot het vervullen van haar diaconale roe­ping
d. de verzorging van de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de gemeente van diaconale aard.
6. Het avondmaal wordt bediend door een predikant, waarbij de diakenen aan de tafel van de Heer dienen en de ouderlingen mede verantwoordelijkheid dragen.
De wijze van de bediening wordt door de kerkenraad vastgesteld.
7. Tot opbouw van de gemeente met het oog op haar dienst in de wereld is aan de diakenen toevertrouwd:
a. het mede voorbereiden van de voorbeden
b. het verlenen van bijstand, verzorging of bescherming aan hen die dat behoeven
c. het nemen of ondersteunen van initiatieven die gericht zijn op het bevorderen van het maatschappelijk welzijn
d. het dienen van de gemeente en de kerk in haar bemoeienis met betrekking tot sociale vraagstukken en het aanspreken van de overheid en de samenleving op haar verantwoordelijkheid dienaangaande
e. het beheren van de financiële zaken die bestemd zijn voor het diaconaat
f. zo zij daartoe geroepen worden, het dienen van de kerk in de meerdere vergaderingen.
8. De diakenen zullen de leden van de kerkelijke gemeente opwekken en toerusten om in woord en daad op te komen voor hen die hulp nodig hebben. De diakenen zullen er zorg voor dragen dat de door de kerkelijke gemeente tot dit doel ter beschikking gestelde bijdragen, zowel geldelijk als stoffelijk, worden ingezameld, beheerd en aangewend en dat daarnaast ook andere middelen worden gezocht en aangewend.
9. Het college van diakenen stemt zijn beleid af op het beleid van de kerkenraad inzake het gehele leven en werken van de gemeente. Daartoe stelt het college elke vier jaar een beleidsplan op, dat jaarlijks kan worden bijgesteld.
10. De volgende rechtshandelingen behoeven vooraf de goedkeuring van de algemene kerkenraad:
a. het aangaan van verplichtingen waarin niet bij vastgestelde begroting is voorzien
b. het aanvaarden van erfstellingen of schenkingen onder last of voorwaarde
c . het oprichten of deelnemen aan een stichting
d. het voeren van processen voor de overheidsrechter en het aangaan van overeenkomsten om geschillen op een andere wijze tot een oplossing te brengen.
11. Het college beheert de aan zijn zorg toevertrouwde gelden en goederen en blijft binnen de door de kerkenraad vastgestelde begroting.
12. Het college draagt er zorg voor, dat de boekhouding en het middelenbeheer niet in één hand zijn.

§ 8.2.2 Samenstelling en werkwijze

1. Het college van diakenen bestaat uit zes leden.
2. Het college van diakenen wijst uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een administrerend diaken (penningmeester) aan, die belast wordt met de boekhouding van het college.
3. Het college van diakenen vergadert tenminste 6 x per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter dit wenselijk acht of tenminste twee leden schriftelijk en met redenen omkleed daarom verzoeken. In dat laatste geval wordt binnen 14 dagen na ontvangst van het verzoek vergaderd. De vergaderingen worden tenminste 7 dagen van te voren aangekondigd. Zij kunnen ook op kortere termijn worden belegd mits geen der leden daar bezwaar tegen maakt.
4. Tijdens de eerste vergadering van het college na het aftreden en aantreden van diakenen wijst het college de plaatsvervangers van de voorzitter en de secretaris aan.
5. In de notulen dienen minderheidsstandpunten eveneens te worden vastgelegd.
6. Handelingen waarvoor de goedkeuring vereist wordt van het regionale college voor beheerszaken, zullen door het college eerst na overleg met de kerkenraad worden aangemeld en besproken met genoemd college.
7. Het college kan de voorbereiding en uitvoering van specifieke activiteiten opdragen aan daartoe in te stellen commissies.
8. De leden ontvangen direct noch indirect enige vergoeding voor hun werkzaamheden.

§ 8.2.3 Rechtspersoonlijkheid en vertegenwoordiging

1. De diaconie van de gemeente heeft rechtspersoonlijkheid. Het college van diakenen is het bestuur van de diaconie.
De gemeente wordt in vermogensrechtelijke aangelegenheden van diaconale aard vertegenwoordigd door de diaconie. De diaconie van de gemeente wordt vertegenwoordigd door de voorzitter en de secretaris van het college van diakenen tezamen. Het college van diakenen wijst voor elk van beiden uit zijn midden of uit de algemene kerkenraad een plaatsvervanger aan.
2. De penningmeester is bevoegd namens de diaconie betalingen te doen, met inachtneming van het door de kerkenraad vastgestelde beleidsplan en de begroting, tot een maximum van € 1000 per betaling.
Voor betalingen boven dit bedrag zijn de voorzitter en de penningmeester of de secretaris en de penningmeester gezamenlijk bevoegd.
Bij afwezigheid of ontstentenis van de penningmeester treedt de voorzitter van de diaconie op als diens plaatsvervanger.

§ 8.2.4 Begroting, jaarrekening en collecterooster

1. Jaarlijks, vóór eind november, legt het college van diakenen het ontwerp van de begroting waarin de wensen van alle daarvoor in aanmerking komende organen zoveel mogelijk verwerkt zijn, ter vaststelling voor aan de algemene kerkenraad.
Nadat de begroting door de algemene kerkenraad is vastgesteld, publiceert het college van diakenen daaromtrent in het orgaan van de gemeente en legt de begroting in haar geheel gedurende drie opeenvolgende werkdagen ter inzage.
Indien de algemene kerkenraad hierom verzoekt, behandelt het college van diakenen de begroting op een door de algemene kerkenraad te beleggen gemeenteavond. Na het raadplegen van de gemeente wordt de begroting door de algemene kerkenraad definitief vastgesteld.
De begroting wordt vervolgens aan het regionaak college ter beoordeling toegezonden.
2. Eveneens wordt jaarlijks door het college van diakenen, tegelijk met het ontwerp van de begroting een ontwerp-collecterooster voor de diaconale collectes ter vaststelling aan de kerkenraad voorgelegd. De algemene kerkenraad stelt dit collecterooster eveneens in december vast.
3. Jaarlijks in mei/juni legt het college van diakenen de rekening van inkomsten en uitgaven in het afgelopen kalenderjaar aan de algemene kerkenraad ter vaststelling voor. Dit ontwerp is voorzien van een accountantsverklaring opgesteld door een extern accountant. Na de vaststelling van de jaarrekening door de algemene kerkenraad publiceert het college van diakenen daaromtrent in het orgaan van de gemeente en legt het de jaarrekening gedurende drie opeenvolgende werkdagen ter inzage.
Indien de algemene kerkenraad hierom verzoekt zal het college van diakenen de jaarrekening behandelen op een door de algemene kerkenraad te beleggen gemeenteavond. Na het horen van de gemeente wordt de jaarrekening door de algemene kerkenraad definitief vastgesteld.
Vervolgens wordt de jaarrekening aan het regionale college voor de behandeling van beheerszaken ter beoordeling toegezonden.

§ 9. Overige bepalingen

1. De kerkenraad en de andere organen van de gemeente weten zich in hun functioneren gebonden aan de kerkorde en de daarbij behorende ordinantiën van de Protestantse Kerk Nederland.
2. De kerkenraad draagt er zorg voor, dat alle leden van de onderscheiden organen binnen de gemeente op de hoogte zijn van de op hun arbeid betrekking hebbende ordinantiën.
3. Bij strijdigheid van deze plaatselijke regeling met de kerkorde en de ordinantiën van de Protestantse Kerk Nederland prevaleren de laatstgenoemden.
4. Aan de gemeente is verbonden als predikant met bijzondere opdracht:
ds. M. Braamse, verbonden als Geestelijk verzorger aan GGZ Noord-Holland Noord.
 

-o-o-o-o-o-o-

Concept opgesteld augustus 2008 door J. Visser en M. Groot
Vastgesteld door de kerkenraad op 27 oktober 2008

Limmen

REGELING VOOR DE COMBINATIE
tussen de Protestantse Gemeente te Heiloo
en de Protestantse Gemeente te Limmen LimmenDe classicale vergadering van Alkmaar, kennis genomen hebbend van het verzoek tot wijziging van de bepalingen inzake de combinatie van de gemeenten Heiloo en Limmen, besluit de regeling behorende bij deze combinatie als volgt vast te stellen.

De predikant.

Artikel 1.
Aan de combinatie is één predikant verbonden.

De werkzaamheden.

Artikel 2
De predikantformatie in de combinatie bedraagt 100%, waarbij de predikant voor 80% van diens werktijd werkzaam is in de PG te Heiloo, en 20% van diens werktijd werkzaam is in de PG te Limmen. Deze werkzaamheden omvatten in beide gemeenten hetgeen behoort tot de opdracht van een predikant voor gewone werkzaamheden.

Artikel 3
De jaarlijkse verdeling tussen de PG te Heiloo en de PG te Limmen van het aantal preekbeurten die door de predikant in de combinatie worden verricht, is bij vaststellen van deze regeling als volgt: 22 zondagen in Heiloo en 12 zondagen in Limmen.
Op tenminste één van de kerkelijke feestdagen zal de predikant van de Combinatie in Limmen voorgaan. Voor deze feestdagen is, binnen de bestaande verhouding van 22:12, in overleg tussen de kerkenraden, ook een groter aantal mogelijk.

Vacature en verkiezing
Artikel 4
Wanneer is komen vast te staan dat er in de combinatie een vacature zal ontstaan, bepalen de kerkenraden in overleg wat de omvang zal zijn van de vervulling van deze vacature.

Artikel 5
1. Nadat het bovengenoemd overleg heeft geleid tot een gemeenschappelijk besluit, en het regionale college voor de behandeling van beheerszaken een solvabiliteitsverklaring heeft afgegeven, stellen de kerkenraden een beroepingscommissie in bestaande uit zes leden. Drie leden worden benoemd uit de PG Heiloo door de kerkenraad van de PG Heiloo, en drie leden worden benoemd uit de PG te Limmen door de kerkenraad van de PG te Limmen.
2. De beroepingscommissie stelt daarnaast een voorzitter aan uit de PG te Heiloo, die in de commissie een adviserende stem heeft.
3. De beroepingscommissie werkt onder verantwoordelijkheid van en in verantwoording aan de beide kerkenraden.
4. De beroepingscommissie doet aan de kerkenraden een aanbeveling van één dan wel meerdere namen van kandidaten. In beide gevallen dient deze aanbeveling de steun te hebben van tenminste 2/3 van het aantal leden van de beroepingscommissie.
5. De verkiezing van de predikant geschiedt door elk van beide gemeenten. Voor de PG te Heiloo verricht de kerkenraad de verkiezing nadat de leden van deze gemeente over de voordracht zijn gehoord. Voor de P.G. te Limmen geschiedt de verkiezing door de leden van deze gemeente. De beraadslaging over de voordracht (en eventueel het kennismaken met de kandidaat/kandidaten) kan desgewenst in een gemeenschappelijke vergadering van de leden van beide gemeenten plaatsvinden.
6. Wanneer één kandidaat is voorgesteld dient in de P.G.Heiloo en de P.G.Limmen, bij een gemeentevergadering een meerderheid van 2/3 gevonden te worden teneinde een beroep te kunnen uitbrengen.
7. Wordt in één van de gemeentevergaderingen deze meerderheid niet gevonden dan wordt er geen beroep uitgebracht en dient er een nieuwe kandidaat/kandidaten gevonden te worden.

De financiën

Artikel 6

1. De PG Heiloo is verantwoordelijk voor de uitbetaling aan de predikant van het basistraktement, de tegemoetkoming premie ziektekosten, de onkostenvergoeding, en de verhuiskosten bij vestiging van de predikant.
2. De PG Heiloo betaalt aan de centrale kas voor de predikantstraktementen het aandeel behorende bij de predikantsformatie van de combinatie.
3. De PG Heiloo betaalt aan de ‘Stichting Pensioenfonds voor de Predikanten’ de bijdrage behorende bij de predikantsformatie in de combinatie.
4. De PG Limmen vergoedt aan de de PG Heiloo 20% van de in lid 1, 2 en 3 genoemde kosten. Met dien verstande dat – zo de predikant een ambtswoning bewoont die eigendom is van de PG Heiloo – de PG Limmen 20 % vergoedt van de jaar woonbijdrage bewoning ambtswoning, volgens de uitvoeringsbepalingen als bedoeld in artikel 4 van de Generale regeling predikantstraktementen, als bijdrage in de onderhoudskosten van die ambtswoning.
5. Jaarlijks vóór 1 mei zullen de colleges van kerkrentmeesters van de beide gemeenten in overleg, en op basis van de werkelijke uitgaven voor de predikant in het afgelopen boekjaar, de definitieve bijdrage vaststellen voor de beide gemeenten. Onder aftrek van de door de PG Limmen betaalde voorschotten zal het berekende saldo worden betaald resp. gerestitueerd.
6. Bij het vaststellen van deze regeling wordt het door de PG Limmen per kwartaal aan de PG Heiloo vooruit te betalen bedrag gesteld op 4000 (vierduizend) Euro.

Overleg.

Artikel 7.

1.Ten aanzien van de andere predikant(en), niet in de combinatie verbonden aan de PG
Heiloo, maken de kerkenraden van de beide gemeenten jaarlijks een afspraak hoeveel
preekbeurten deze binnen diens werktijd in de PG Heiloo verricht(en) in de PG
Limmen, waarvoor de PG Limmen dan ook de reguliere vergoeding voor een
preekbeurt betaalt aan de PG Heiloo.

2. Jaarlijks vindt er overleg plaats tussen vertegenwoordigers van beide Kerkenraden in de Combinatie

Slotbepalingen

Artikel 8.

1. In zaken waar deze regeling niet in voorziet treffen de kerkenraden van de beide gemeenten in overleg een regeling.
2. Inzake geschillen tussen de beide gemeenten met betrekking tot de financiën zal aan het regionale college voor de behandeling van beheerszaken een bindend advies worden gevraagd.
3. Bij geschillen van niet-financiële aard waarover de beide kerkenraden geen overeenstemming kunnen bereiken zal een bindend advies worden gevraagd van het breed moderamen van de classis Alkmaar.
4. Wijzigingen in deze regeling worden op voorstel van de beide kerkenraden aangebracht onder de condities van het bepaalde in ord. 2-15-7
5. Aan deze regeling is een nadere financiële uitwerking gehecht betreffende het aandeel van de PG Limmen in de kosten van de predikant, gebaseerd op de generale regeling voor de predikantstraktementen, waarin begrepen ook de kosten voor huisvesting van de predikant.
6. Deze regeling komt in de plaats van de op 23 juni 2005 getekende overeenkomst, en treedt in werking op de datum dat beide Kerkenraden akkoord zijn gegaan.

(Op 29 november 2010 hebben beide kerkenraden de overeenkomst getekend.)